Система планирования промоакций
Заказчик
Рекламное агентство
Индустрия
Рекламный бизнес
Проблема
Заказчик специализируется на проведении различного рода промоакций, которые по своему характеру и количеству значительно отличаются между собой в зависимости от требований конкретного клиента.
С ростом числа заказов планирование таких акций прежним методом значительно усложнилось.
Оформление в таблицах Exсel и расчет «вручную» стали приводить к многочисленным ошибкам и недочетам. Отсутствие единой и полноценной системы создавало ряд проблем в учете рабочих часов каждого сотрудника и его заработной платы. Из-за отсутствия полноценной единой системы кадров, в которой бы велась история сотрудников, «неблагонадежные работники» повторно принимались на выполнение очередной акции на другом объекте у другого супервайзера, где вновь фиксировалось нецелевое использование рабочего/рекламного материала и пренебрежение должностными инструкциями. Ручной расчет рабочего графика был далеко не оптимален, что приводило к общему неэффективному распределению и использованию рабочего ресурса.
Задача
Разработать единую систему, позволяющую производить полный цикл работ по подготовке промоакций со следующими возможностяими и характеристиками:
- Хранение и редактирование персональных карточек сотрудников (личная информация, история: штрафы, бонусы, выплаты);
- Фильтрация данных и поиск сотрудников по различным критериям;
- Хранение и редактирование информации о рабочих точках по городу Москве и области с привязкой к сервисам Google maps (©2010 Google);
- Хранение и редактирование информации о рабочем и рекламном инвентаре на складе;
- Хранение и редактирование информации о планируемых акциях и проектах с автоматическим оптимальным распределением рабочего инвентаря, рекламных материалов, а также сотрудников согласно их рабочему графику и месту проживания;
- Произведение анализа данных и построение необходимых отчетов.
Решение
Компанией «ФронтСофт» была проведена работа по анализу бизнес-процессов компании Заказчика:
- произведены интервью с ключевыми сотрудниками;
- составлена бизнес-модель существующих процессов;
- выявлены моменты, которые при их реорганизации могли бы существенно повысить общую эффективность всей компании.
Для реализации задачи было применено решение на основе Web-технологий и средств удаленной связи, позволяющее производить дистанционный контроль за месторасположением и работой сотрудников на объектах, с применением web-сервисов и разделением прав и ролей.
Разработанная система не только отвечала всем требованиям, но и значительно их превосходила, хотя ее стоимость осталась в рамках изначально заявленной.
Общие характеристики решения
- Технологии
- среда разработки — Microsoft Visual Studio 2012;
- целевая операционная система — Windows 7/8;
- СУБД — Microsoft SQL Server 2012.
- Пользователь
- Сотрудники собственной компании.
- География использования
- Москва.
- Срок реализации
- 5 месяцев.
- Количество задействованных специалистов
- 4 человек.
Результат
В рамках системы был реализован разноплановый, но только необходимый функционал, что в совокупности с дружественным интерфейсом сделал работу с системой простой и понятной на интуитивном уровне. Система разграничения прав пользователей позволила защитить данные и упростить работу для разных категорий сотрудников. Отпала необходимость в сложных решениях для различных сфер деятельности компании, которые предоставляли излишний функционал и требовали специального обучения.
В результате нашего сотрудничества:
- Появилась возможность вести подробную единую базу данных своих сотрудников, что исключило привлечение к очередной акции уже плохо показавшего себя сотрудника;
- Появилась возможность учета рабочих часов сотрудника, его провинностей и заслуг в одной системе, что позволило производить автоматический расчет премий, штрафов и заработной платы;
- Упростилась и автоматизировалась складская система рекламных материалов и рабочего инвентаря, появилась возможность прогнозирования расходов;
- Процесс сборки рабочей группы на объект автоматизировался и оптимизировался согласно основным законам логистики и тайм-менеджмента;
- Автоматизация и прогнозирование позволило экономить значительные средства фонда заработной платы.