Система планирования промоакций

Заказчик

Рекламное агентство

Индустрия

Рекламный бизнес

Проблема

Заказчик специализируется на проведении различного рода промоакций, которые по своему характеру и количеству значительно отличаются между собой в зависимости от требований конкретного клиента.

С ростом числа заказов планирование таких акций прежним методом значительно усложнилось.

Оформление в таблицах Exсel и расчет «вручную» стали приводить к многочисленным ошибкам и недочетам. Отсутствие единой и полноценной системы создавало ряд проблем в учете рабочих часов каждого сотрудника и его заработной платы. Из-за отсутствия полноценной единой системы кадров, в которой бы велась история сотрудников, «неблагонадежные работники» повторно принимались на выполнение очередной акции на другом объекте у другого супервайзера, где вновь фиксировалось нецелевое использование рабочего/рекламного материала и пренебрежение должностными инструкциями. Ручной расчет рабочего графика был далеко не оптимален, что приводило к общему неэффективному распределению и использованию рабочего ресурса.

Задача

Разработать единую систему, позволяющую производить полный цикл работ по подготовке промоакций со следующими возможностяими и характеристиками:

  • Хранение и редактирование персональных карточек сотрудников (личная информация, история: штрафы, бонусы, выплаты);
  • Фильтрация данных и поиск сотрудников по различным критериям;
  • Хранение и редактирование информации о рабочих точках по городу Москве и области с привязкой к сервисам Google maps (©2010 Google);
  • Хранение и редактирование информации о рабочем и рекламном инвентаре на складе;
  • Хранение и редактирование информации о планируемых акциях и проектах с автоматическим оптимальным распределением рабочего инвентаря, рекламных материалов, а также сотрудников согласно их рабочему графику и месту проживания;
  • Произведение анализа данных и построение необходимых отчетов.

Решение

Компанией «ФронтСофт» была проведена работа по анализу бизнес-процессов компании Заказчика:

  • произведены интервью с ключевыми сотрудниками;
  • составлена бизнес-модель существующих процессов;
  • выявлены моменты, которые при их реорганизации могли бы существенно повысить общую эффективность всей компании.

Для реализации задачи было применено решение на основе Web-технологий и средств удаленной связи, позволяющее производить дистанционный контроль за месторасположением и работой сотрудников на объектах, с применением web-сервисов и разделением прав и ролей.

Разработанная система не только отвечала всем требованиям, но и значительно их превосходила, хотя ее стоимость осталась в рамках изначально заявленной.

Система планирования промоакций

Общие характеристики решения

Технологии
  • среда разработки — Microsoft Visual Studio 2012;
  • целевая операционная система — Windows 7/8;
  • СУБД — Microsoft SQL Server 2012.
Пользователь
Сотрудники собственной компании.
География использования
Москва.
Срок реализации
5 месяцев.
Количество задействованных специалистов
4 человек.

Результат

В рамках системы был реализован разноплановый, но только необходимый функционал, что в совокупности с дружественным интерфейсом сделал работу с системой простой и понятной на интуитивном уровне. Система разграничения прав пользователей позволила защитить данные и упростить работу для разных категорий сотрудников. Отпала необходимость в сложных решениях для различных сфер деятельности компании, которые предоставляли излишний функционал и требовали специального обучения.

В результате нашего сотрудничества:

  • Появилась возможность вести подробную единую базу данных своих сотрудников, что исключило привлечение к очередной акции уже плохо показавшего себя сотрудника;
  • Появилась возможность учета рабочих часов сотрудника, его провинностей и заслуг в одной системе, что позволило производить автоматический расчет премий, штрафов и заработной платы;
  • Упростилась и автоматизировалась складская система рекламных материалов и рабочего инвентаря, появилась возможность прогнозирования расходов;
  • Процесс сборки рабочей группы на объект автоматизировался и оптимизировался согласно основным законам логистики и тайм-менеджмента;
  • Автоматизация и прогнозирование позволило экономить значительные средства фонда заработной платы.