Система планирования рабочего графика

Заказчик обладает широкой сетью торговых точек по городу Москве, общее число которых и географическое положение постоянно варьируются в пределах 50 ввиду того, что с изменением рыночной конъюнктуры новые точки могут открываться, а старые — закрываться. В каждой такой точке, в среднем, работают от 10 до 15 человек. Открытие новых и закрытие старых точек в силу специфики бизнеса носит достаточно частый характер, что делает сложным составление перманентных рабочих графиков, учитывающих пожелания сотрудников по месту работы относительно их места проживания. Кроме этого, существуют сложные зависимости между рабочими местами (для обеспечения оптимального режима работы точки необходимо соблюдение определенных соотношений рабочих кадров, например: 2 комплектовщика — 1 кассир — 3 продавца и т.д.).

Хотя руководство компании и старалось учитывать пожелания своих работников по удобному для них месту работы, различного рода незапланированные происшествия и несостыковки нередко приводили к тому, что сотрудник был вынужден ехать на другой конец города, чтобы закрыть образовавшуюся на точке нехватку работников. В условиях быстро меняющейся ситуации оказалось невозможно составить «вручную» такой рабочий график, который бы устраивал и сотрудников компании, и обеспечивал бы полноценное функционирование торговых точек.

В итоге часто образовывалась ситуация, когда в одной торговой точке количество сотрудников превышало необходимое, в то время как в другой точке был их недостаток.

Такое состояние дел ощутимо снижало общую эффективность бизнеса, и Заказчиком было принято решение о необходимости разрешения этой проблемы программным путем.

Разработать систему, позволяющую автоматизировано формировать оптимальный рабочий график сотрудников.

Нами было произведено предметное обследование области деятельности компании Заказчика, были выявлены ключевые нормы и условия, на которые следовало опираться при построении оптимального графика.

Система была реализована в соответствии с принципами клиент-серверной архитектуры и предусматривала доступ пользователей к системе посредством веб-интерфейса. В системе были предусмотрены средства импорта данных, позволившие загрузить в нее уже имеющиеся в компании данные о сотрудниках и торговых точках, что позволило ускорить процесс внедрения и создать необходимую базу данных для формирования рабочих графиков.

Общие характеристики решения

Внедрение системы позволило Заказчику в автоматическом режиме производить сложные расчеты, результатом которых было формирование оптимального рабочего графика сотрудников компании.

Разработанная система позволила:

• оптимально заполнить рабочие места на точках с учетом пожеланий сотрудников работать ближе к дому;
• исключить «человеческий фактор» — ошибки и неточности — при формировании графика;
• обеспечить эффективное распределение работников и высвободить дополнительный рабочий ресурс, позволивший образовать «подменный фонд», который обеспечил надлежащую замену рабочих кадров в случаях форс-мажорных ситуаций.

Благодаря тому, что система была реализована на основе веб-технологий, внесение изменений в график руководителем, а также просмотр своего измененного рабочего графика сотрудником стало простым и легкодоступным действием. Была обеспечена постоянная актуальность рабочего графика и мгновенное оповещение сотрудников обо всех внесенных изменениях (в случае каких-либо изменений на почтовый ящик сотрудника приходила новая актуальная версия графика), что снизило общее число «непредвиденных» случайностей.

Все это значительно повысило общую эффективность деятельности компании и лояльность сотрудников.