Система управления договорами и документооборотом

Заказчик

Организация, обслуживающее лифтовое хозяйство

Индустрия

Обслуживание технических систем

Проблема

Моральное и физическое устаревание работающей у Заказчика системы управления договорными отношениями с клиентами и управления документооборотом привело его к необходимости создания новой системы, превосходящей существующую по своим функциям, устойчивости и надежности.

Задача

Разработать программное обеспечение для:

  • учета объектов лифтового хозяйства и работ, проведенных на них;
  • управления документооборотом с клиентами: выставление счетов по регулярным, единоразовым работам, формирование закрывающих документов;
  • формирование планов работ, распределение персоанала на объекты, учет выработки персонала;
  • формирование отчетов и пакетная печать документов; хранение полной истории по операциям, произведенных в системе, их источнике, ответственном лице а также полного состояния документов и объектов до их изменения.

Решение

Программное обеспечение реализовано в соответствии с требованиями Заказчика и позволяет вести раздельный учет объектов лифтового хозяйства в контексте организации, в чьем ведении они находятся. При создании договора, пользователем определялся список объектов, участвующих в нем, их параметры, общий план (в соответствии с договором) выполнения периодических и разовых работ. В зависимости от вида договора и выполняемых по нему работ, пользователю доступны либо те, либо иные функции и поля ввода данных. Для удобства навигации по объектам и учета их расположения при направлении сотрудников, введена система адресной классификации на основе справочника КЛАДР с привязкой к административно-териториальному делению города.

Для создания планов работ, массовой подготовки документов и их пакетной печати, предусмотрен специальный интерфейс, который автоматически подбирает объекты, обслуживаемые в этом месяце и, учитывая внесенные корректировки, подготавливает необходимые комплекты документов.

Для ввода сведений о поступивших платежах предусмотрен интерфейс, который в автоматическом и/или ручном режиме осуществляет импорт выписок с расчетных счетов, формирует на их основании входящие платежные поручения и автоматически (с возможностью ручного изменения) связывает их с выставленными счетами на основании содержания поля «Назначение платежа» платежного документа.

Интерфейс снабжен обилием гиперссылок на связанные объекты и документы, благодаря чему из одного окна можно посмотреть все операции, связанные с этим документом/объектом, начиная от выставленных счетов и заканчивая оплатой. Реализованы функции поиска по базе данных по разнообразным критериям, в том числе по простому текстовому запросу, фильтрации, группировке, импорту и экспорту данных.

Для переноса данных из предыдущей системы был разработан специальный модуль, который в автоматическом режиме выполнял эту задачу, одновременно форматируя данные в вид, требуемый новой системой.

Общие характеристики решения

Технологии
  • среда разработки — BDS 2007, MS Visual Studio 2015;
  • целевая операционная система — Windows 7/8/10;
  • СУБД — Microsoft SQL Server 2014.
Пользователь
Сотрудники компании
География использования
Московский регион
Срок реализации
8 месяцев.
Количество задействованных специалистов
6 человек.

Результат

Внедрение системы позволило без нарушения сложившихся методов и практик работы персонала компании сделать более прозрачным и управляемым многочисленный документооборот и повысить прозрачность всех бизнес-процессов. Руководство компании получило инструмент, позволяющий в режиме реального времени получать сведения о фактических и планируемых доходах и корректировать производственный процесс.