Автоматизация деятельности юридической компании

Заказчик

Юридическая компания

Индустрия

Консалтинг и юриспруденция

Проблема

С развитием компании Заказчик столкнулся с проблемами неуправляемости бизнес-процессов и невозможностью контроля и оценки деятельности своих сотрудников.

Огромный объем типовой документации, которую было необходимо обрабатывать при каждом обращении, создавал бумажную волокиту и значительно понижал общую эффективность труда. Было сложно отслеживать ход выполнения задач, отсутствовали наглядные статистические данные по работе компании.

Задача

Разработать корпоративную систему формирования задач и документов, которая в соответствии с требованиями Заказчика должна решать следующие задачи:

  • позволять формировать корпоративные задачи, отслеживать ход их исполнения и результат;
  • обеспечивать внутренний документооборот компании;
  • давать возможность полуавтоматического формирования документов;
  • производить анализ работы компании и выдавать соответствующие отчеты;
  • ограничить права пользователей на использование функций системы: каждый сотрудник должен иметь доступ только к тем функциям и документам, которые ему необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

Одно из основных требований Заказчика — разработать интуитивно понятную систему, обладающую высоким быстродействием, эргономичностью, низкими затратами на внедрение и обслуживание, отсутствием специального персонала для поддержки функционирования системы.

Решение

Система реализована на основе классической клиент-серверной архитектуры. Клиентская часть системы (автоматизированные рабочие места операторов) реализована в виде приложения Windows, состоит из двух модулей и позволяет:

  • формировать задачи/встречи/события с постоянным статусом и осуществлять привязку к ним определенных сотрудников;
  • сохранять и отображать историю задачи/встречи/события (добавление в нее новых материалов, комментариев и изменений со стороны других сотрудников);
  • позволять сотрудникам компании обмениваться различного рода информацией (сообщения, документы, фотографии) по защищенному каналу связи;
  • быстро создавать и редактировать типовые документы (пользователем вручную или путем подстановки данных из всплывающих списков заполняются определенные графы, после чего система автоматически формирует остальную часть документа) и выводить их на печать;
  • анализировать и создавать отчеты на основе данных, содержащихся в системе.

Автоматизация деятельности юридической компании

Общие характеристики решения

Технологии
  • среда разработки — BDS 2007;
  • целевая операционная система — Windows 7/8/10;
  • СУБД — Firebird 2.5.
Пользователь
Сотрудники собственной компании.
География использования
Москва.
Срок реализации
3 месяца.
Количество задействованных специалистов
4 человека.

Результат

Итогом нашего сотрудничества является разработанная и внедренная система автоматизации деятельности юридической компании. Она предоставила нашему Заказчику простой и всеобъемлющий инструмент по планированию и управлению рабочим ресурсом своих сотрудников. Планировать задачи и отслеживать их исполнение на корпоративном уровне стало также просто, как и на личностном. Благодаря аналитическим возможностям системы стали доступны отчеты по эффективности работы каждого сотрудника во временном, качественном и количественном представлении, что, в свою очередь, предоставило возможность выстраивать обоснованную и эффективную HR-политику. Серьезно повысилась эффективность всей компании за счет сокращения излишнего документооборота и перевода значительной его части в электронную форму. Модуль «быстрого формирования документов» стал незаменимым элементом в каждодневной работе компании. Он позволил существенно экономить время и силы сотрудников, а также избегать каких-либо ошибок.