Система управления договорами и документооборотом
Заказчик
Организация, обслуживающее лифтовое хозяйство
Индустрия
Обслуживание технических систем
Проблема
Моральное и физическое устаревание работающей у Заказчика системы управления договорными отношениями с клиентами и управления документооборотом привело его к необходимости создания новой системы, превосходящей существующую по своим функциям, устойчивости и надежности.
Задача
Разработать программное обеспечение для:
- учета объектов лифтового хозяйства и работ, проведенных на них;
- управления документооборотом с клиентами: выставление счетов по регулярным, единоразовым работам, формирование закрывающих документов;
- формирование планов работ, распределение персоанала на объекты, учет выработки персонала;
- формирование отчетов и пакетная печать документов; хранение полной истории по операциям, произведенных в системе, их источнике, ответственном лице а также полного состояния документов и объектов до их изменения.
Решение
Программное обеспечение реализовано в соответствии с требованиями Заказчика и позволяет вести раздельный учет объектов лифтового хозяйства в контексте организации, в чьем ведении они находятся. При создании договора, пользователем определялся список объектов, участвующих в нем, их параметры, общий план (в соответствии с договором) выполнения периодических и разовых работ. В зависимости от вида договора и выполняемых по нему работ, пользователю доступны либо те, либо иные функции и поля ввода данных. Для удобства навигации по объектам и учета их расположения при направлении сотрудников, введена система адресной классификации на основе справочника КЛАДР с привязкой к административно-териториальному делению города.
Для создания планов работ, массовой подготовки документов и их пакетной печати, предусмотрен специальный интерфейс, который автоматически подбирает объекты, обслуживаемые в этом месяце и, учитывая внесенные корректировки, подготавливает необходимые комплекты документов.
Для ввода сведений о поступивших платежах предусмотрен интерфейс, который в автоматическом и/или ручном режиме осуществляет импорт выписок с расчетных счетов, формирует на их основании входящие платежные поручения и автоматически (с возможностью ручного изменения) связывает их с выставленными счетами на основании содержания поля «Назначение платежа» платежного документа.
Интерфейс снабжен обилием гиперссылок на связанные объекты и документы, благодаря чему из одного окна можно посмотреть все операции, связанные с этим документом/объектом, начиная от выставленных счетов и заканчивая оплатой. Реализованы функции поиска по базе данных по разнообразным критериям, в том числе по простому текстовому запросу, фильтрации, группировке, импорту и экспорту данных.
Для переноса данных из предыдущей системы был разработан специальный модуль, который в автоматическом режиме выполнял эту задачу, одновременно форматируя данные в вид, требуемый новой системой.
Общие характеристики решения
- Технологии
- среда разработки — BDS 2007, MS Visual Studio 2015;
- целевая операционная система — Windows 7/8/10;
- СУБД — Microsoft SQL Server 2014.
- Пользователь
- Сотрудники компании
- География использования
- Московский регион
- Срок реализации
- 8 месяцев.
- Количество задействованных специалистов
- 6 человек.
Результат
Внедрение системы позволило без нарушения сложившихся методов и практик работы персонала компании сделать более прозрачным и управляемым многочисленный документооборот и повысить прозрачность всех бизнес-процессов. Руководство компании получило инструмент, позволяющий в режиме реального времени получать сведения о фактических и планируемых доходах и корректировать производственный процесс.